Venni vagy nem venni? Mindkettő érvényes válasz lehet, ha a munkaerő mobilizálásáról van szó. Tudni kell azonban, hogy bár a finanszírozás és az eszközválasztás felelőssége megosztható a munkavállalókkal, a kockázatok kezelése mindig céges “kiváltság” marad.
Tanácsadás az alapokról
A mobil eszközök munkahelyi bevezetésére és a velük való dolgozásra három sztenderd módszer áll rendelkezésre, attól függően, hogy kinek a tulajdona és ki működteti az eszközöket. Most egyenként végigvesszük a mindhárom eset mellett és ellene szóló érveket.
Hozd a saját eszközöd (BYOD): A népszerűségi listavezető
A BYOD messze a legnépszerűbb megközelítés a munkaerő mobilizálásában, és ahogy javulnak a biztonsági mutatói, óráról órára egyre gyorsabban terjed. Észak-Amerika ebben is vezet, ott a cégek közel fele már átállt a BYOD-módszerre. A nyugat-európai vállalkozások óvatosabbak, de szintén egyre nyitottabbak a koncepcióra, bár az üzleti mobilok többségét (61%) még mindig céges szerződéssel vásárolták 2015-ben. A rengeteg használatban lévő eszköz, és ennek a használatnak a kényelmessége miatt azonban várhatóan a BYOD terjedése továbbra sem fog megállni.
A kis cégek számára a legnagyobb vonzerőt az elérhető megtakarítások mértéke jelenti. Az alkalmazott fizet a hardverért. A hang- és adatforgalom költségeit is az ő nevére számlázzák. A cégnek nem kell hosszú és kellemetlen kötöttségekkel járó szerződéseket kötniük a szolgáltatókkal. Egy közelmúltban készített tanulmányban, a Cisco becslése szerint, körülbelül 350 dollárnyi megtakarítás érhető el munkavállalónként, évente, minden olyan cégnél, ahol a BYOD-módszert alkalmazzák.
Természetesen ezeknek az eszközöknek és a vállalati alkalmazásoknak a biztonságos és folyamatos működtetése állandó kihívást jelent. A cégeknek, különösen azoknak, amelyeknek kevés erőforrás áll rendelkezésére, tovább kell képezniük magukat az ott használt eszközök biztonsági megoldásaiból és a kármentésből egyaránt.
Válaszd ki a saját eszközöd (CYOD): Az arany középút
A BYOD-koncepción egyet csavarva született meg nemrégiben a CYOD, vagyis a Válaszd ki a saját eszközöd-módszer, amelynek célja, hogy nagyobb kontrollt adjon az IT-részleg kezébe a céges mobil biztonságot érintő kérdésekben. A CYOD esetében az eszköz tulajdonjogának kérdése másodlagos kérdés. Azok a cégek, amelyek ezt a módszert választják, prioritásként kezelik az egységesebb mobil flotta megteremtését, és ezt azáltal érik el, hogy egy limitált választási lehetőséget kínálnak a dolgozóknak. Így jobban tudják kontrollálni az eszközök biztonságát és támogatását.
A CYOD természetesen bizonyos anyagi terhet is ró a cégekre, hiszen az eszközök egy részének megvásárlására lehetőséget kell biztosítani a költségvetésben. A céges beszerzési procedúra miatt a bevezetés is hosszabb időt vesz igénybe, mint a BYOD esetében. De ha az alkalmazottnak már van egy olyan eszköze, ami a vállalat számára is elfogadható, az máris megtakarítást jelent. Arról nem is beszélve, hogy milyen pozitív hozadékai vannak egy ilyen irányelvnek: a dolgozók elkötelezettebbek lesznek, hiszen megvan a lehetőségük, hogy egy számukra vonzó eszközt válasszanak a munkához.
Corporate Owned, Personally Enabled (COPE): A legmagasabb szintű kontroll
A fentebb említett megközelítések nyilvánvaló előnyei ellenére a céges tulajdonú mobil flotta még mindig a legelterjedtebb megoldás a nagy cégeknél. Miért? Túl sok munka lenne ugyanis az összes apró részletre figyelni, ami a mobil kütyük sokféleségéből fakad.
A mobil flotta létezése önmagában is szükségessé teszi a mobileszköz-menedzsment és a mobilapp-menedzsment rendszerek létezését, de ezekben az esetekben legalább nem kell különféle operációs rendszerekkel, és ezerféle appal bajlódni, nem beszélve a hasonló nagyságrendű biztonsági résről.
Ami a költségcsökkentést illeti, a beszállítókkal köthetők csoportos szerződések, amelyek mennyiségi alapon nyújtanak kedvezményeket, és a szolgáltatásokat (adatforgalom, szervíz, stb.) is jobb áron szerezhetik be a cégek, ha egységesen rendelik meg. A flottaszerződéseknek viszont másfelől megvan az a hátrányuk, hogy azután is köthetik a céget, hogy a technológia vagy a szolgáltatás elavulttá válik.
Munkakör-alapú választás: A pragmatikus megoldás
Sokszor nem is annyira a költségek vagy a biztonság a meghatározók a munkaerő-mobilizáláshoz szükséges megközelítés kiválasztásánál, mint a dolgozók munkaköre. Bizonyos pozíciókban, például az építőiparban, vagy a közműveknél, a mobil eszköz iránt támasztott elvárás, hogy ellenálló legyen a környezeti hatásokkal szemben: így született meg a “mindenálló” tabletek és mobilok kategóriája.
Más esetekben viszont a beszerzések során felmerülő elvárások sokkal kevésbé egyértelműek. Olyasmire kell gondolni, mint hogy egy személyes banki tanácsadó ügynök jobb benyomást kelt egy iPaddel, mint egy Androidos eszközzel. Vagy egy ingatlanügynök, akinek minden nap rengeteg nagyfelbontású fotót kell készítenie, vagy a kereskedő, akinek sokoldalú vonalkód-leolvasóra van szüksége, az ezekhez az igényekhez passzoló funkcionálisan legmagasabb szintű eszközt részesíti előnyben.
“Miből fizetjük ezt ki?”
Ami a céges tulajdonú eszközöket illeti, a laptopok még mindig vezető helyen állnak a mobilitás valódi kellékeit, az okostelefonokat vagy a tableteket megelőzve. De abból a tényből, hogy a cégek leginkább laptopra költenek, nem következik az, hogy a többi eszközt nem használnák széles körben – csak azokat inkább a dolgozók veszik meg és viszik be magukkal a munkahelyre.
Amennyiben a cég eldöntötte, hogy a CYOD vagy a COPE módszert alkalmazza, apró kis részletek finomhangolása következik, és fel kell készülni az időtrabló beszerzési procedúrára is.
A finanszírozási opciókból nincs olyan sok a piacon, mint eszközből, de a spórolós megközelítéssel a vállalatok tudatosabb döntéseket hozhatnak. Ezen kívül az ár sokszor nem is annyira fontos a cégeknek, amelyeknek sokféle tényezőt kell figyelembe venniük, melyek között számos iparág-specifikus szerepel. A szoftvertámogatás, a szervízelés, vagy a csere például perdöntő lehet a megfelelő ajánlat kiválasztásánál.
Ugyanakkor ahhoz, hogy egy elfogadható árat érjenek el, a cégeknek gyakran hosszútávú szerződéseket kell kötniük az eszköz-beszállítókkal és a szolgáltatókkal. Az egy fix szolgáltatóhoz köthető SIM-kártyákkal ellátott telefonok például sokáig egyeduralkodónak számítottak az üzleti piacon, és ez csak nemrégiben kezdett megváltozni.
Tehát akkor mi mindent kell figyelembe vennie a beszerzési osztálynak, amikor megtervezi a mobilizációs költségvetést? Először is, tisztában kell lenni a prioritásokkal: ez lehet egy bizonyos típusú eszköz beszerzése, a hálózat rendelkezésre állása, az alacsony havidíj, vagy a nagy adatforgalom lehetősége.
Ahelyett, hogy egy meghatározott összeg szerepelne a büdzsében az eszközök egyszeri beszerzésére, lízingelheti is ezeket a cég, és továbbíthatja a dolgozóknak, mint COPE-megoldásot. Egy másik lehetőség, hogy hadver-kompenzációs szerződést kötnek a dolgozókkal a CYOD-keretében belül, és egy bizonyos mértékű támogatást nyújtanak a privát hardver-vásárláshoz.
Ezután jön a szolgáltatási szint beállítása: a szolgáltatótól függően az adatforgalom, a garancia illetve a szervíz, az ügyfélszolgálati támogatás, és a rugalmas szerződésmódosítási lehetőségek lehetnek hatással a havidíjra.
Sok eszköz, hosszú bevezetés
A mobil flotta beüzemelésének módját leginkább az elsődlegesen választott módszer határozza meg.
A BYOD egy nagy feladatot vesz le a cégek válláról: az eszközök kiválasztását (és kifizetését). De egy másikat viszont rátesz: a menedzselést. Amikor minden dolgozó a saját mobil kütyüjét használja, a mobil stratégia bevezetése arról szól, hogy találjunk egy közös pontot, amin keresztül a sok eszköz menedzselhető. Az alapvető használati szabályok és egy biztonságos céges identitás meghatározása mellett az első lépések közé tartozik a munkakörtől függő hozzáférések kialakítása. Ez utóbbi elengedhetetlen a biztonságos és kontrollált mobil környezet megteremtéséhez. Az eszköz-menedzsment finomhangolása is megtörténhet célzott támogatás vagy más szolgáltatások hozzáadásával.
A mobileszköz-menedzsment (MDM) bevezetése egy jó módszer arra, hogy biztosítsuk, az elveszett vagy ellopott eszközök, illetve a nem biztonságos appok nem férnek hozzá vállalati adatokhoz. Egy lépéssel továbbmenve, a vállalatimobilitás-menedzsment (EMM) teremthet biztonságos környezetet a rendszer egésze és az alkalmazás-frissítések számára is. A cél az, hogy a betanulási folyamatot a lehető legegyszerűbbé tegyük az alkalmazottak számára, hiszen csak így lehet a bevezetésből profitálni.
A CYOD hasonló megközelítést kíván: ehhez is kell egy központi, adminisztrációs és biztonsági kontroll céljára szolgáló felület, azzal a könnyítéssel, hogy kevesebb féle eszközt kell menedzselni. Bevezetési szempontból a COPE a legegyszerűbb, de a leghosszabb is. Az IT-részleg számára nagy előny, hogy tudja, milyen eszközöket, milyen operációs rendszereket, és milyen alkalmazásokat kell felügyelnie. Minden feltelepítés és biztonsági beállítás történhet egyszerre, nagy tételben. Meggyőződhetnek róla, hogy minden működik, még mielőtt az alkalmazottakhoz kerülnek a készülékek. És csak egy bizonyos jól meghatározott mennyiségű eszközt kell karbantartani.
Az alaposság kifizetődő
A beszerzési döntések meghozatala nem könnyű, de a mobilitás esetén lényegében azt takarja, hogy mennyit hajlandó áldozni a cég a biztonságért. Vagy, milyen szintű biztonságról hajlandó lemondani annak érdekében, hogy az elsők között mobilizálja a munkaerejét.
A nagy cégek számára nem is kérdés, hogy elkülönítenek-e büdzsét a mobil flotta kontrolljára. De ezt a büdzsét ki kell egészíteni azzal, hogy tisztában vannak a legújabb technológiákkal, amelyekbe érdemes fektetni, és a menedzsment opciókkal, amelyek a mobil munkaerő mindennapi működtetését biztonságossá teszik a vállalat számára.
