[spb_text_block animation=”none” animation_delay=”0″ simplified_controls=”yes” custom_css_percentage=”no” padding_vertical=”0″ padding_horizontal=”0″ margin_vertical=”0″ custom_css=”margin-top: 0px;margin-bottom: 0px;” border_size=”0″ border_styling_global=”default” width=”1/1″ el_position=”first last”]

Annak érdekében, hogy biztosan mindenki tudja a dolgát és azt a megfelelő sorrendben végezze, valamint tisztában legyen az üzletre gyakorolt hatásával, a cégek régóta egységesítik folyamataikat. A sztenderd eljárásoknak köszönhetően pedig az operatív működés zökkenőmentesebb, kevesebb a holtidő, és minimális a kommunikáció félrecsúszásából adódó hibalehetőség.

[/spb_text_block] [spb_image image=”17674″ image_size=”full” frame=”noframe” caption_pos=”hover” remove_rounded=”yes” fullwidth=”no” overflow_mode=”none” link_target=”_self” lightbox=”no” intro_animation=”none” animation_delay=”200″ width=”1/1″ el_position=”first last”] [spb_text_block animation=”none” animation_delay=”0″ simplified_controls=”yes” custom_css_percentage=”no” padding_vertical=”0″ padding_horizontal=”0″ margin_vertical=”0″ custom_css=”margin-top: 0px;margin-bottom: 0px;” border_size=”0″ border_styling_global=”default” width=”1/1″ el_position=”first last”]

Egy szervezet több opció közül is választhat, ha szeretne egy ilyen sztenderd folyamatot bevezetni: van, amelyik a részletes szabályozásban hisz, mások a rugalmasságban, vagy éppen a jövőbiztos megoldásokban.

 

Standard Operating Procedure (SOP)

A sztenderd eljárásutasítások (SOP) normává váltak számos szigorúan szabályozott iparágban, ahol a rutinfeladatok kivitelezésének lépéseit részletesen kifejtve biztosítják az egységes végeredményt. Az egészségügyben, a katonaságnál, vagy a gyártó vállalatoknál, ahol az emberek és értékek biztonsága kiemelt fontossággal bír, ezek az írott dokumentumok biztosítják a dolgozókat, az ügyfeleket és a hatóságokat, hogy minden tevékenység biztonságos és megfelel az iparági előírásoknak.

Az SOP segítségével a szolgáltatás minősége állandó lesz, függetlenül a műszakoktól vagy vezetői stílusoktól. Megkönnyíti az új kollégák első napjait is, és kevesebb betanításra lesz szükség. Az SOP-ket általában minőségbiztosítási szakemberek állítják össze, ha van ilyen a cégnél, vagy pedig azoknak a szervezeti egységeknek a vezető, akikre az SOP vonatkozik.

Amikor bevezetünk egy ilyen dokumentumot, fontos elmondani a dolgozóknak, hogy az új folyamat nem csak az üzleti eredményt javítja majd, hanem számukra is segítséget nyújt a feladataik kivitelezésében. Más szóval, a cél az ő hatékonyságuk növelése. Időt kell hagyni arra, hogy megismerkedjenek az új folyamattal, és akár módosítani is azt, ha erre vonatkozó visszajelzés érkezik.

Az SOP formailag általában egy szöveges dokumentum. Azonban néhány esetben hasznos, ha ebből a dokumentumból lista vagy folyamatábra készül, a lépések számától függően. Ha ez egy kevésbé fontos folyamat, kevesebb, mint tíz lépésből áll, és nincs benne sok döntési helyzet, akkor a lista a legjobb megoldás. Ha sok lépésből áll, különböző döntési szintekkel, a folyamatábra segíthet áttekinteni, és gyorsan azonosítani a kritikus szakaszokat.

 

Mérföldkövek

A lépésről-lépésre levezetett SOP helyett egy cég azt a megoldást is választhatja, hogy csak a nagyobb mérföldköveket határozza meg a munkafolyamatban. Így is minden olyan lépés szem előtt lesz, amire külön figyelmet kell fordítani. A mérföldkövek meghatározása jó módszer a kreatív folyamatok egységes leírására, mint amilyen például egy új weboldal vagy egy termék megtervezése, mégis elég rugalmasságot engedélyez a benne résztvevőknek, hogy a köztes lépésekről döntsenek.

A kulcsfontosságú dátumok, feladatok, határidő, vagy teljesítések mind lehetnek mérföldkövek, ha prioritásuk magasabb, mint a többi hasonló dátumé vagy feladaté, ha komoly hatásuk van a projekt végkimenetelére, vagy egyértelműen jelzik a projekt sikeres befejezését.

Az egyes feladatsorok mérföldkövenként való követésében többféle eszköz is segítségünkre lehet: néha elég egy egyszerű Gantt-táblázatis, de bőséges a választék a speciálisan projektmenedzsmentre tervezett alkalmazásokból is. Mivel a mérföldkövek meghatározásának célja, hogy egy mindenki által követett sztenderd legyen, fontos, hogy a kiválasztott eszközt könnyű legyen használni. Így valóban növelhető a termelékenység, és nem a folyamatot lassító adminisztrációs teher növekszik.

Az SOP-val ellentétben a mérföldkövek projektről projektre változhatnak, de az egységesítés akkor működik jól, ha projekttípusonként határozzuk meg őket. Vannak olyan mérföldkövek is, amelyeket minden projektnek tartalmaznia kell, mint például az általános kezdő és befejező dátum, egy tevékenység kezdete és vége, a teljesítések elfogadása, vagy az ellenőrzés.

 

Mobilizáció

Egy olyan cégnek, amely élen akar járni a versenyben, a mobilizáció a megfelelő megoldás. Ha elfogadjuk, hogy az egységesített munkafolyamatokkal időt és pénzt spórolhatunk a cégnek, ez még inkább igaz akkor, amikor ezeket a folyamatokat a mobilizáció segítségével hozzuk létre.

Néha nem is valami teljesen új dolog bevezetése, mint inkább a meglévő operatív sztenderdek átgondolása (minden mobilizációs projekt kötelező eleme) segít abban, hogy gördülékenyebbé és hatékonyabbá tegyünk egy folyamatot.

Amikor mobilizálunk, az egységesítés több szinten is bekövetkezik. Először is, a munkafolyamat elemeit (ideális esetben) végfelhasználói interjúk és a dolgozók által alkalmazott általános gyakorlat szerint határozzuk meg, így szükségszerűen kiesnek belőle a személyes preferenciák és a nem szabályszerű gyakorlatok.

Másrészt a fejlesztési folyamat végterméke egy olyan alkalmazás lesz, amelyet a csapat minden tagja használni fog, ezért ráhagyhatjuk, hogy vezesse a munkafolyamatot azáltal, hogy mindenki számára ugyanazok a gombok, menüpontok, és döntési lehetőségek jelennek meg. Ha az alkalmazás használata elég könnyű, akkor megváltoztathatók a régi, kevésbé hatékony berögződések, amelyekhez a munkatársak valamiért ragaszkodtak.

Egy másik választási lehetőség, hogy a mobil fejlesztés speciális modulok segítségével történik, amelyek iparági legjobb gyakorlatokat képeznek le, mint például a Scolvo termékei. Ezáltal a munkafolyamatok valóban egy sztenderdhez alkalmazkodnak majd, segítve a hatékonyságot és termelékenységet.

Fontos, hogy az egységes nem jelent egyformát: a vállalati mobil megoldásnak mindenképpen testre szabhatónak kell lennie, hogy alkalmazkodhasson a cég speciális szükségleteihez, hiszen bármi, ami az alkalmazásba bekerül, vállalati sztenderddé válik.

[/spb_text_block]