Amikor sor kerül rá, hogy digitális munkahely-stratégiát tervezzünk, a hozzá tartozó büdzsé tervezése kritikus pontja a folyamatnak, hiszen ezen múlik, hogy meg tudjuk-e győzni az érintetteket a digitális átalakulás fontosságáról. Az alábbiakban bemutatjuk, mely három szinten kell megvalósítani az együttműködést, és más tippeket is adunk, hogy stratégiáját sikerre vigye.

 

Emberek, folyamatok, technológia

Ahhoz, hogy eredményes legyen a digitális átmenet a cégnél, el kell különíteni a szükséges forrásokat, úgy az új folyamatok kialakítására, mint ahogy az emberi erőforrásokra.

 

Digitális eszközök

A technológia a legkézzelfoghatóbb tétel a büdzsében. Bár néhány régi eszközt háttértámogatásként továbbra is lehet majd használni, innentől fogva a mobil eszközökkel és a felhő szolgáltatásokkal is kalkulálni kell. Megjegyzés: az egyes munkafolyamatok más és más eszközöket igényelnek – a terepmunka akár olcsó tabletekkel is kiszolgálható, míg más egységeknek erősebb és speciálisabb hardverre lesz szükségük. Fontos, hogy ebben egyetértsenek az informatikus kollégákkal: mutassa meg, hogy a fejlesztés, a karbantartás, és a továbbképzés is olcsóbb lehet mobil megoldásokkal.

Az általános céges stratégiától függően dönthet úgy, hogy az alkalmazottak saját eszközeit egy BYOD-szabályozás segítségével kezeli, vagy pedig új mobil flottát hoz létre, amely fölött nagyobb kontrollt gyakorolhat.

Az első megoldás rövid távon kevesebbe kerül, de speciális menedzsment eszközöket igényel (még egy tétel a büdzsében) ahhoz, hogy az inkonzisztenciát és a magas biztonsági kockázatot kezelni tudják. A második kezdetben nagyobb beruházást igényel, de könnyebb lesz fejleszteni, biztonságossá tenni, kontrollálni, vagy frissíteni az applikációt, amely a munka újradefiniálásában központi szerepet játszik.

 

Új folyamatok

A büdzsének mindig az újonnan követendő folyamatokat kell tükröznie, nem a jelenlegieket. Meg fog lepődni, hogy milyen sok esetben jár mindez kevesebb kiadással is.

Például valószínűbb, hogy a régi folyamatba az utazás, papírmunka, és a személyes kapcsolattartás is beletartozott. Amikor mindez digitális platformon zajlik, a korábbi elemekhez kapcsolódó költségeket ki lehet húzni a listáról.

A hálózatba kötött eszközök és az ebből következő automatizáció csökkenti a működési költségeket és növeli a hatékonyságot. Nincs több gond a manuális folyamatokból következő adatvesztéssel, és a digitalizáció révén a beszámolók készítése (a big data értelmezése) is könnyebb.

Bár biztosan szükség lesz valamennyi erőforrásra a büdzsében az új folyamatok bevezetéséhez, például minimális képzésre, de biztosan kevesebbre, mint korábban. Készüljön néhány adattal, ami támogatja ez az elméletet: mi ezeket ajánljuk.

 

Emberek és munkakörök

A megváltozott munkafolyamatokkal összhangban az alkalmazottak munkaidő-beosztása is változik.

Ha digitális munkahely-stratégiát tervezünk, nagyobb hatékonysággal és termelékenységgel lehet számolni.

Az is lehet, hogy nem lesz szükség újabb három ügyfélmenedzser felvételére. Esetleg be fogja tudni osztani a feladatokat a már meglévő emberek között, hogy nem lesz szükség túlórára. Előfordulhat, hogy a motiválatlanság miatt távozók helyettesítésére nem kell, hogy sor kerüljön. Ez utóbbi lehet talán a legfontosabb érv, amivel a HR-eseket el lehet kötelezni a digitális munkahely-stratégia mellett.

Ugyanakkor szükség lesz egy szakértő csapatra, amelyet a stratégia levezénylésével megbízunk: olyan emberekre, akik összeállítják és végrehajtják, és akikhez a többi alkalmazott segítségért fordulhat, ha kérdéseik merülnek fel.

 

Aki keres, az talál

Ha úgy gondolja, hogy a cégénél valóban nincs olyan elkülöníthető összeg, amelyet a digitális munkahely-stratégiára tudnak szánni, gondolja át még egyszer:

• A cégek több, mint kétharmada világszerte azt tervezi, hogy többet költ majd az alkalmazottaira. (Deloitte)
• A gyártóiparban működő cégek éves bevételük 5 százalékát tervezik befektetni a folyamataik digitalizálásába. (PwC)
• A 2016-os Global State of Enterprise Mobility kutatás válaszadónak 50,4 százaléka nyilatkozott úgy, hogy tervez mobil alkalmazás-fejlesztést. (Enterprise Mobility Exchange)

Extra tipp: Ahhoz, hogy hozzáférjen a szükséges erőforrásokhoz, ne sajnálja az időt azoknak a mérőszámoknak az összeállítására, amelyeket a stratégia teljesítményének mérésére használ majd, akkor is, ha más vállalati részlegeket is be kell ehhez vonnia a tervbe.