Az értékesítési munkakörnek megvannak a maga szépségei, de a szakemberek közül is csak kevesen sorolnák a legizgalmasabb feladatok közé az ajánlatkészítést. Sőt, ez inkább egy fekete lyukhoz hasonlítható, ami nyeli el az energiát, miközben eltünteti az ügyfeleket is. Az automatizálás, egy mobil megoldással párosítva, megfelelő alternatíva lehet, ami felgyorsítja a folyamatot és több sikerrel is jár.
Túl sok idő, túl kevés eredmény
Mindannyian tudjuk, hogy miért tart olyan sok ideig egy ajánlat elkészítése: a dokumentumot számtalanszor kell oda-vissza küldözgetni, mire minden információ helyesen szerepel benne, és minden érintett aláírta. A Qvidian megbízásából készített felmérés szerint az értékesítésben dolgozó végrehajtók, menedzserek és háttérmunkások 75 százaléka átlagosan négy emberrel dolgozik együtt egy ajánlaton, akik nagy része a termékfejlesztő csapat tagja vagy éppen külső helyszínen van.
Túl sok adatot kell kitölteni, és miközben keringetjük, a minősége is romlik. Ha CRM és sablonok is vannak a történetben, akkor legalább nem az ügynököknek kell kézzel beírniuk ezeket az adatokat. De akkor is, az információ rögzítésének redundanciája sokkal magasabb, mint indokolt volna, a köröztetés pedig a hatékonyság rovására megy. A legrosszabb mégis az, hogy minél több időt tölt a tanácsadó ezekkel az adminisztratív körökkel, annál valószínűbb, hogy az ügyfélnek lesz ideje másfele keresgélni, és esetleg találni egy jobb ajánlatot.
Ideje automatizálni és nagyobb sebességre kapcsolni!
Az automatizálás önmagában persze nem oldja meg egy szervezet összes gondját, de sokszor még az ajánlatkészítés egészét sem teheti rendbe, de komolyan hozzájárul a munkafolyamat felgyorsításához és hatékonyság-növeléséhez.
Az automatizálásnak több szintje van, de mindegyik jelentős mennyiségű életerő-pontszámmal gyarapítja mind a tanácsadókat, mind a menedzsereket:
- A dokumentumok (sablonok, prezentációk, kalkulátor-adatbázisok) digitalizálása: Tudta Ön, hogy a lapozgatás fölött eljárt az idő? Hacsak nem egy könyvkereskedésben dolgozik, az ügyfelek azt várják, hogy digitális formában kapják meg a szükséges anyagokat. Keresni is könnyebb így.
- Felhő-alapú dokumentum-tárolás: Egy központi helyszín, ahol az összes adat megtalálható, jelentősen csökkenti a keresésre fordított időt, miközben az adatok biztonságáról is gondoskodik. A Brainshark szerint a legjobban teljesítő cégek 41 százaléka úgy véli, hogy az akadálytalan és gyors hozzáférés a tartalmakhoz elengedhetetlen a terepen.
- CRM és kalkulátorok integrálása: Nincs több gépelés és újragépelés az ügyfél-adatfelvétel során, vagy egy fontos összeg kihagyása az ajánlatból. A fejszámolás az agynak jót tesz, de az ajánlat pontosságának nem mindig.
- Mobil app elektronikus aláírás funkcióval: Az ajánlatkészítés automatizálásának legmagasabb szintje, amikor az értékesítők magukkal vihetik azt. A tableten elérhető mobil üzleti alkalmazások felszabadítják az üzletkötés utolsó akadályát is: a helyszínt. Ha az app kiegészül egy elektronikus aláírási opcióval is, az üzlet még ott helyben, az első személyes találkozó során lezárható.
A sebességen túl
Az ügyfelek és a cégek egyaránt kíméletlen versenyben vannak, hogy minél gyorsabban feldolgozzanak és reagáljanak az információkra. “Az idő pénz” – ez a mondás még sosem volt ennyire időszerű, de mi van akkor, ha túl sok figyelmet fordítunk a sebességre, és megfeledkezünk az egyenlet többi eleméről?
A megfelelő automatizálás magasabb sebességre kapcsolj az ajánlatkészítést, mégis releváns marad, mert a gyorsaságot egyediséggel és átláthatósággal párosítja. A mobil app által automatikusan készített ajánlatok még egy lépéssel tovább mennek: az ügynök az ügyfél mellett ülhet, míg a prezentációt mutatja, az ügyfél végigklikkelheti a beépített kalkulátort, és a találkozó egy digitális árajánlattal zárul, amit az alkalmazás készít elő az elektronikus aláírásra.
Amiatt, hogy a tanácsadók ugyanazt az adatbázist használják a kalkulációkhoz, ugyanaz a szolgáltatás mindig ugyanannyiba fog kerülni az ügyfélnek. Egy ilyen folyamat azt a benyomást kelti, hogy profi a cég, és megérdemli a bizalmat. Van itt olyan értékesítési menedzser, akinek van tapasztalata az ügynökök betanításában, és hogy az milyen nehézkes és kétes kimenetelű tud lenni? Egy mobil app ebben is segíthet, hiszen végig tudja vezetni a tanácsadókat a folyamatokon (mindig ugyanazon) és mindig ugyanazokat a dokumentumokat és kiegészítőket javasolja, miközben biztosítja, hogy a teendőlista minden elemét következetesen kipipálják.
Az ajánlatkészítés automatizálása a mobil szoftverek segítségével újabb fejlődési állomásra érkezett, és egy olyan kultúrát teremt, amely támogatja az értékesítőket a hatékonyság és a siker elérésében, miközben a mindenható ügyfél-elégedettség is növekszik.
